일반적 조직의 구매 과정 단계 및 정부의 조직 구매 특성에 대해 알아보자

*일반적 조직의 구매 과정 단계

일반적 조직의 구매 과정은 다음과 같은 단계로 진행되지만, 상황에 따라 일부 과정이 생략될 수도 있어. 간단한 재구매나 수정된 재구매의 경우 그래. 이 경우에는 몇 가지 단계를 생략해.

1. 문제 인식

조직이 필요한 구매 동기를 느끼는 단계야. 문제 인식은 내부적이거나 외부적인 자극으로 인해 발생해. 

1) 내부적인 자극: 우리 회사가 새로운 생산 장비나 신제품 출시를 위해 필요한 재료, 기계의 고장 등으로 인해 필요한 부품을 구매하려는 경우야. 또는 제품에 대한 불만이 있는 관리자의 의견 표현 등이 포함돼.

2) 외부적인 자극: 경쟁 업체의 광고나 더 좋은 조건을 제시하는 판매자로부터 제안을 받는 등이 있어.

2. 정보 탐색

구매 상황에 따라 다음과 같은 절차를 거치게 돼.

1) 단순 재구매: 정보 탐색 단계가 생략되거나 비공식적인 채널을 통해 간단하고 쉽게 진행돼.

2) 수정된 재구매와 신규 구매: 단순 재구매보다 많은 정보가 필요해. 주로 공식적인 방법으로 견적을 요구하거나 직접 방문하여 구매 사양을 확인하고 가격을 비교하는 방식으로 정보를 수집하게 돼. 특히, 복잡한 기술이 필요한 경우 기술자들이 명세 확정 단계에 참여할 수 있어.

3. 대안 평가 및 구매 결정

수집된 정보와 확정된 제품의 사양, 품질 인증, 가격, 납기, 검사 등을 고려하여 여러 가지 대안을 평가하게 돼. 조직이 필요로 하는 제품의 사양과 조건을 공급업자들에게 제시한 후, 그 조건을 충족하는 공급업자를 평가하고 선택하게 돼. 일반적으로 입찰 과정을 통해 공정한 기준과 투명한 평가가 이루어지는 것이 가장 합리적이고 신뢰성 있는 대안 평가 방식이야. 

4. 구매

구매 결정이 내려지면 구매 센터에서 공급자와 구매계약을 체결하고 주문을 하게 돼.

-주문명세서: 주문자는 최종 주문과 선택한 공급자, 기술 명세서, 가격, 결제 방법, 제품 명세, 수량, 품질 보증, 포장, 납기, 반품 정책 등 기본적인 사항 외에도 주문 방법, 계약의 연장과 해지, 분쟁 발생 시의 규정, 추가 협약 등의 세부 사항을 주문

명세서에 포함해야 돼.

5. 성과 평가

구매자는 공급자의 성과를 평가하는 단계로, 사용자와의 접촉을 통해 만족도를 평가하게 돼. 이 과정을 통해 구매자는 공급자와의 계약을 유지하거나 조정하거나 중단할지 결정하게 되며, 판매자는 구매자가 기대하는 만족을 제공하기 위해 구매자가 경험하는 요인들을 관리하게 돼.

 

*정부의 조직 구매 특징

정부는 일반 기업과 유사한 구매 상황에서 구매 단계를 거쳐 구매를 진행하는 조직이야. 구매의 특징들을 다 가지고 있지만, 정부 조직의 구매행위는 다음과 같은 이유로 일반 기업의 구매행위와는 다르게 구분하고 있어.

1. 구매목적의 차별성

일반 기업은 구매행위로 직접적인 부가가치 창출이나 부가가치의 확대 재생산을 목적으로 하지만, 정부의 구매목적은 간접적인 부가가치 확대와 재생산을 지향해. 다시 말해, 정부는 대규모의 소비활동을 통해 경기를 부양하고 물가를 억제하며 인위적인 수요와 공급의 정책활동을 통해 민간 부분의 부가가치 창출을 도와주려는 거야.

2. 절차의 명문화

정부와 공공부분의 모든 구매행위는 법으로 명문화돼 있어. 하위 시행령, 규칙, 각종 회계예규를 통해 정부와 지방자치단체의 구매행위는 통제를 받고 있고, 이러한 절차의 명문화는 사회적으로 균등한 제공을 위한 사회적 의미를 내포하고 있어. 모든 절차와 내용이 명확히 문서화되어 있으며, 정보의 공개와 접근성을 통해 조건에 맞는 사람이라면 누구나 거래를 할 수 있는 특징이 있어.

3. 규모의 경제(Economy of Scale)

구매 예산 규모를 보면, 정부 지방자치단체와 공기업의 매년 예산은 천문학적인 규모를 가지고 있어. 특수 목적 공무원 임금, 민간 보험, 약간의 예산을 제외하면, 나머지 예산은 정부 조직의 구매행위와 직간접적으로 연관돼. 이렇게 정부의 조달 규모는 엄청난 시장을 형성하고 있어. 또한 정부와 공공기관에 공급되는 조달품은 일반 민간시장에서 거래되는 가격보다 조금 낮은 수준에서 거래되기 때문에 대규모 물량이 안정적으로 거래될 수 있는 이점이 있어.

4. 표준화

정부의 조달품은 일반적으로 표준화 규격화가 이루어져 있어. 검증되지 않은 조달품을 구매하는 것은 사회적으로 많은 문제점을 야기할 수 있기 때문에, 정부는 표준화 요구사항과 제품 명세를 요구하며, 이는 민간시장에서 받아들여지는 최소한의 기준으로 역할하고 있어.

5. 권한의 분산

정부 내에서도 구매센터가 존재하며, 정부 조달청은 정부조직의 구매행위를 전담하는 기구로 역할하고 있어. 조달청은 정보의 탐색, 대안 평가, 구매 결정 등을 전문적으로 수행하며, 각 조달품의 수요처인 기관으로부터 구매자 역할을 독립시켜 사용자와 구매자가 일치하여 비리행위를 예방하고 전문적인 구매 서비스를 제공하는 것이 목적이야. 또한, 구매자와 사용자의 분리를 위해 최종 의사결정권자가 동시에 구매자 역할을 할 수 없도록 법으로 분리시켜놓았어. 이를 통해 정부는 각 기관장과는 별도로 구매계약만 총괄 관리하는 계약담당관 제도를 운영하면서 구매센터의 역할을 명확히 하고 구매자와 구매 결정자를 분리시키고 있어.